O que implica a Portaria nº 363 / 2010?
Esta portaria, publicada em Diário da República, 1ª série, Nº 120 de 23 de Junho de 2010, regulamenta a obrigatoriedade de utilização de software certificado pela DGCI, para emissão de facturas ou documentos equivalentes e talões de venda, para todas as empresas em nome individual e colectivo, cujo volume de negócio seja superior a 150.000€ anuais.
Os requisitos exigidos para a certificação dos programas informáticos são:
• Permitir exportar o ficheiro SAFT;
• Sistema de identificação da gravação do registo de facturas ou documentos equivalentes e talões de venda, através de mecanismos de segurança específicos (algoritmo de cifra assimétrica e chave privada);
• Controlo de acessos ao sistema, através de autenticação por utilizador;
• Não permitir alterar a informação fiscal, nem de forma directa ou indirecta, nem localmente ou remotamente, sem deixar informação da alteração agregada à informação original.
Estes requisitos são da responsabilidade das empresas produtoras de software.
A utilização de software certificado é obrigatória?
Sim. A utilização de programas certificados em conformidade com a referida portaria é obrigatória para emissão de facturas ou documentos equivalentes e talões de venda, para todas as empresas em nome individual e colectivo, cujo volume de negócio seja superior a 150.000€ anuais.
A responsabilidade de garantir que o seu software está certificado é da empresa utilizadora.
Para quem não é obrigatória?
Estão excluídas desta obrigatoriedade as empresas que se encontrem nas seguintes situações:
• Utilizem software produzido internamente, do qual sejam detentores dos respectivos direitos de autor;
• Tenham operações exclusivamente com clientes que exerçam actividades de produção, comércio ou prestação de serviços, incluindo os de natureza profissional;
• Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a 150.000€;
• Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de facturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a 1000 unidades.
A partir de quando é obrigatória a utilização de software certificado?
A utilização de software certificado é obrigatória a partir de 1 de Janeiro de 2011, numa primeira fase, apenas para as empresas cujo volume de negócios tenha sido superior a 250.000€ no ano anterior.
Completando a norma estabelecida, a partir de 1 de Janeiro de 2012, será obrigatória para todas as empresas cujo volume de negócios tenha sido superior a 150.000€ no ano anterior.
Se uma empresa nunca vendeu a um Particular e vai, a meio de um ano, efectuar a primeira venda a um particular, está obrigada a ter software certificado? A partir de quando?
A empresa fica obrigada a usar software certificado imediatamente a partir do momento em que faz uma venda a um particular. Essa primeira venda já tem que ser assinada digitalmente por um software certificado
Se uma empresa customiza ou personaliza em grande parte um software de facturação, pode considerá-lo como desenvolvido internamente, estando por isso, isenta da obrigatoriedade de o certificar?
Essa empresa está isenta da obrigatoriedade de certificar o seu software de facturação se for juridicamente detentora dos direitos de autor do software de facturação que utiliza.
Se uma empresa quiser recuperar histórico, porque perdeu a Base de dados ou os registos originais, deverá lançar esses documentos assinados?
Não. Esses documentos são cópias dos originais. Não devem ser assinados. Devem portanto ser lançados numa série específica para esse efeito.
Os softwares específicos (não comerciais - processamento de salários, controlo de assiduidade) são excluídos da certificação pela DGCI?
Sim, só é exigida certificação para programas que emitam facturas, documentos equivalentes ou talões de venda.
De igual modo, não são certificados os programas não comercializados cujo utilizador seja o titular dos direitos de autor.
Há alguma forma de distinguir quais são os documentos sujeitos a assinatura (Hash) e os que podem ser usados sem assinatura?
São obrigados a conter assinatura as facturas ou documentos equivalentes e os talões de venda, incluindo, portanto, os seguintes documentos:
• Factura, Nota de Débito, Venda a dinheiro, Factura-recibo, Talão de venda, Nota de crédito, Talão ou Nota de devolução.
• São ainda obrigados a conter assinatura os documentos, qualquer que seja a sua designação, que contenham a indicação dos bens ou serviços prestados e correspondentes importâncias, susceptíveis de serem apresentados ao adquirente (consumidor final) como suporte da operação efectuada (p.ex. consulta de mesa), de acordo com o nº 2 das Regras Técnicas divulgadas.
Não estão obrigados os documentos correspondentes, por exemplo, a orçamentos porque não dizem respeito, ainda, a uma evidência de transacção.
Na exportação para o ficheiro SAFT-PT o campo 4.1.4.4 (HashControl) passa a ser obrigatório nas aplicações certificadas?
Sim, a obrigatoriedade, para os programas certificados, foi introduzida nos termos das disposições conjugadas do n.º 2 do artigo 6.º, n.º 3 do artigo 8.º da Portaria nº 363/2010 e alínea d) do n.º 1 do Anexo à Portaria n.º 1192/2009.
Se acontecer um erro num documento ainda não impresso, ou impresso mas não entregue ao cliente, não vai ser possível corrigi-lo, porque já tem outros documentos posteriores na base de dados.
Em nenhuma circunstância será aceitável a geração de uma nova assinatura para um qualquer documento.
Para correcção de um valor em qualquer um dos campos com relevância fiscal, terá que ser anulado o documento e criado um novo garantindo a sequência existente.
Em que circunstâncias, posso gerar uma nova assinatura para um documento já emitido e assinado?
NUNCA! Em situações excepcionais, tais como perda de cópia de segurança, mudança de software para outro produtor, integração de dados no back-office de documentos de diferentes produtores e integração de documentos de sistemas de venda desconectados (pda), os documentos devem ser tratados com as seguintes regras:
• Têm de ter uma série independente tipificada para o efeito;
• Não podem ser assinados no sistema que os integra, devendo ser tratados como cópias do documento original e armazenados sem qualquer assinatura;
• Devem ser exportados da mesma forma para o SAFT, apesar de não terem assinatura do sistema integrador;
• As facturas não assinadas pelo sistema integrador devem ser impressas com a indicação "Cópia do documento original".
Uma aplicação pode ter mecanismos de alteração da informação de natureza fiscal, desde que seja gerada evidência agregada à informação original?
Quando se trate de campos fiscalmente relevantes, designadamente os referidos no art.º36.º do Código do IVA e no art.º 6.º da Portaria, não podem ser objecto de qualquer alteração.
Questões mais comuns:
Q1: Quais os requisitos previstos para a dispensa de utilização de software certificado?
R1: De acordo com o disposto no nº 2 do artigo 2º da Portaria nº 363/2010, de 23 de Junho, excluem-se da obrigatoriedade de utilização de programasde facturação certificados, os sujeitos passivos que reúnam algum dosseguintes requisitos:
a) Utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respectivos direitos de autor;
b) Tenham operações exclusivamente com clientes que exerçam actividades de produção, comércio ou prestação de serviços, incluindo os de natureza profissional;
c) Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a (euro) 150 000;
d) Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de facturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a 1000 unidades. Bastará que apenas uma destas condições se verifique para que o utilizador esteja dispensado.
Q2: O sujeito passivo de IRS ou de IRC que utilize uma máquina registadora ou facturas manuais, mas cujo volume de negócios seja superior a 250 000€ e que emita mais de 1000 documentos por ano, pode continuar a utilizar a máquina registadora e as facturas manuais, não estando por isso obrigado à utilização de software certificado ou tem que adquirir um software de facturação certificado?
R2: A Portaria n.º 363/2010, de 23 de Junho, estabelece a obrigatoriedade de certificação prévia dos programas informáticos de facturação, mas não obriga à sua utilização por quem emite facturas manuais ou tem uma
máquina registadora.
Q3: Caso uma empresa facture apenas a entidades que não sejam clientes finais, isto é entidades que exerçam actividades de produção, comércio ou de prestação de serviços, está excluída dessa obrigatoriedade independente do valor volume de negócios?
R3: Sim, nesse caso está excluída da obrigatoriedade de utilizar Programas de Facturação Certificados, dado que basta que reúna uma das condições de exclusão do n.º2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 de Junho.
Q4: Caso uma empresa tenha facturado, por exemplo, 5.000.000,00 €, e tenha emitido um número de documentos de venda inferior a 1000 unidades, está excluída da obrigatoriedade de ter software certificado?
R4: Sim, nesse caso está excluída da obrigatoriedade de utilizar Programas de Facturação Certificados, dado que basta que reúna uma das condições de exclusão do n.º2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 de Junho.
Q5: Caso uma empresa facture a clientes finais e não ultrapasse 1.000 unidades de documentos de venda está obrigada a ter software certificado?
R5: Não, neste caso está excluída da obrigatoriedade de utilizar Programas de Facturação Certificados, já que observa uma das condições de exclusão do n.º2 do artigo 2º da Portaria 363/2010 de 23 de Junho.
Q6: Uma empresa tem duas actividades distintas, correspondentes a diferentes CAEs, em que numa das actividades o volume de negócios é superior a 250.000.00 euros e emite mais de 1000 facturas por ano, enquanto que na outra não chega aos 100.000.00 euros. A primeira actividade precisa de software certificado, e a segunda não?
R6: A obrigatoriedade de utilização de software certificado, aplica-se aos sujeitos passivos e não às actividades. Assim, o volume de negócios, bem como o número de facturas emitidas a considerar é o da entidade, pelo que,
em face da situação descrita a empresa terá de utilizar Software deFacturação Certificado em ambas as actividades.
Q7: Quais os requisitos necessários para uma empresa ter o seu software certificado? Estive a ler a portaria e fiquei em dúvida se os requisitos eram cumulativos ou não. Ou seja, tem que ter um volume de facturação superior a 250.000,00€ e / ou emitir mais de 1000 documentos e / ou vender a particular?
R7: Os requisitos referidos, são requisitos de exclusão e, tal como indicado na portaria, basta que se verifique uma das condições de exclusão do n.º2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 de Junho. Para estar excluído
bastará emitir menos de 1000 documentos, ou facturar menos de € 250.000 ou não vender a consumidores finais.
Q8: Caso já tenha um POS, ou opte por tê-lo, sou obrigado a ter um Software certificado se emitir mais do que 1.000 documentos (Vendas-a-Dinheiro, Talões de Venda, etc.) embora não atinja um volume de vendas superior a 250.000 € (ou150.000 € a partir do próximo ano)?
R8: Não é obrigado a ter Software Certificado. Basta que verifique uma das condições de exclusão do n.º2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 deJunho, e, neste caso, tem um volume de vendas inferior a € 250.000.
Q9: Após a certificação por parte da empresa produtora do software, como deverá posteriormente o contribuinte proceder para cumprir a obrigação, uma vez que alguns dos meus clientes já receberam essa indicação de obrigação através de email por parte da DGCI.
R9: Para cumprir a obrigação da Portaria 363/2010, de 23 de Junho, bastará que a partir de 1 de Janeiro de 2011, os sujeitos passivos actualizem ou adquiram uma versão de Software de Facturação Certificada e a utilizem para emitir as suas facturas ou documentos equivalentes, nem necessitando de comunicar à DGCI.
Q10: Se um contribuinte tiver um programa de facturação desenvolvido pela própria empresa:
A) Precisa de certificar o programa? Terá que dar conhecimento a alguém desta situação?
B) Precisa de gerar o SAFT?
R10: Não precisa de certificar o programa, nem comunicar. As empresas que sejam utilizadoras de software que produziram internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentoras
dos respectivos direitos de autor, ficam dispensadas da observância da Portaria n.º 363/2010, de 23 de Junho, por serem abrangidas pela alínea a) do n.º 2 do Artigo 2.º da citada Portaria.Não está previsto nenhum formalismo ou registo que tenha de ser cumprido para que se possa considerar que a empresa é detentora dos direitos de autor do software. Casuisticamente, pode bastar uma declaração da empresa, ou qualquer outro tipo de prova bastante.O programa que utilizam deverá exportar o SAF-T_PT de acordo com o estabelecido na actual redacção da Portaria n.º 1192/2009, de 08 de Outubro e cumprir também o disposto no art.º 5.º do Decreto-Lei n.º 198/90, de 19 de Junho.
Q11: Sou contribuinte de IRS com contabilidade organizada e estou obrigado a utilizar um programa certificado, também tenho que exportar o SAF-T_PT?
R11: Sim, de acordo com a alínea a) do artigo 3.º da Portaria n.º 363/2010, de 23.06, a certificação dos programas de facturação depende da verificação da possibilidade de exportar o ficheiro a que se refere a Portaria n.º 321 -A/2007, de 26 de Março (SAF -T_PT), com as alterações da Portaria n.º 1192/2009, de 08.10, e da Portaria n.º 363/2010, de 23.06.Da conjunção dos normativos legais acima referidos, verifica-se que os
sujeitos passivos de IRS que são obrigados a utilizarem programas certificados de facturação, passam a ficar abrangidos
